【プロ監修】採用調査の「同意書・通知書」テンプレート｜必須項目と拒否時の対応
「採用調査（バックグラウンドチェック）を行いたいが、どのような書類を用意すればいいのか分からない…」
「法的なトラブルを避けるために、同意書にはどんな項目を盛り込むべき？」
採用調査を行う際、絶対に欠かせないのが候補者本人からの「同意書」の取得です。
もし同意を得ずに勝手に調査を行えば、個人情報保護法違反となり、企業のコンプライアンス体制が問われる事態になりかねません。
そこで本記事では、数多くの採用調査を支援してきたプロの視点から、「そのまま使える同意書・通知書のテンプレート」と、「同意を拒否された場合の対応策」について解説します。
法的に安全かつ、候補者に不信感を与えないスムーズな運用の手引きとしてご活用ください。
なぜ「同意書」がないと違法になるのか？
テンプレートを使う前に、なぜ同意書が必須なのか、その法的根拠を理解しておきましょう。
個人情報保護法における「第三者提供の制限」
採用調査やリファレンスチェックでは、候補者の個人情報を「調査会社」や「前職の企業」といった第三者とやり取りすることになります。
個人情報保護法第23条および第24条では、本人の同意なく個人データを第三者に提供することを原則禁止しています。
「こっそり調べる（裏取り）」のリスク
かつては本人の知らないところで前職に電話をかける「裏取り」が行われることもありましたが、現在はコンプライアンスの観点から完全にNGです。
「いつ、誰が、どのような目的で調査を行うか」を通知し、署名をもらうことで、初めて正当な調査が可能になります。
【コピペOK】採用調査・バックグラウンドチェックの同意書テンプレート
以下は、一般的な採用調査（経歴確認、反社チェック、破産歴確認など）を行う際に使用できる同意書のひな形です。
※貴社の社内規定や依頼する調査会社に合わせて、適宜内容を調整してご使用ください。
採用調査に関する同意書
株式会社〇〇
採用担当者 殿
私は、貴社の採用選考に応募するにあたり、以下の事項に同意し、貴社が私の経歴および背景に関する調査を実施すること（または調査会社へ委託すること）を承諾いたします。
1. 調査の目的
採用選考における経歴の確認、および採用後の適正な配置・労務管理のため。
2. 取得する情報の範囲
- 履歴書および職務経歴書に記載された内容の真偽確認（在籍期間、役職、雇用形態など）
- 学歴および資格の保有確認
- 反社会的勢力との関わりの有無
- 公知情報（メディア、インターネット等）におけるネガティブ情報の有無
- 前職における勤務状況および人物評価（リファレンスチェックが必要な場合のみ記載）
3. 個人情報の第三者への提供
本調査の実施にあたり、貴社が契約する調査機関（株式会社●●など）に対し、私の氏名、生年月日、経歴等の必要な個人情報を提供することに同意します。
また、調査機関が収集した調査結果（レポート）を貴社が受領し、利用することに同意します。
4. 調査結果の取り扱い
調査結果は採用選考および入社後の人事管理のみに使用され、それ以外の目的で使用されないことを確認しました。
また、不採用となった場合、貴社の規定に基づき適切に破棄・削除されることを確認しました。
日付： 年 月 日
氏名（自署）：__________________________ 印
同意書に必ず盛り込むべき「3つの必須項目」
上記のテンプレートを自社用にカスタマイズする場合でも、以下の3点は絶対に削除しないでください。
①調査の目的（利用目的の特定）
「何のために調べるのか」を明記します。基本的には「採用選考の判断資料とするため」や「入社後の配置検討のため」となります。
②情報の提供先（委託の明示）
自社で調べるのではなく、外部の調査会社に委託する場合は、「調査会社へ個人情報を提供する」旨の同意が必要です。
③調査内容の範囲
「何を調べるか」を明確にします。「生活状況」や「思想・信条」など、業務に関係のないプライバシーに踏み込む内容はNGです。
あくまで「経歴の確認」や「業務適性」に留めることが重要です。
候補者にどう切り出す？同意取得のタイミングと説明トーク
いきなり「調査します」と伝えると、やましいことがない候補者でも不安になります。伝え方とタイミングが重要です。
最適なタイミング：最終面接前後または内定出しの前
書類選考の段階など、まだ採用確度が低い時点での実施はコストの無駄であり、候補者の負担にもなります。
「最終面接のご案内」や「内定通知」とセットで案内するのが一般的です。
不安を取り除く説明トーク例
NG例：「嘘をついていないか調べさせてもらいます。」
OK例：「弊社ではコンプライアンス規定により、内定候補者様全員に対して、経歴確認などのバックグラウンドチェックを実施しております。公正な採用と入社後のスムーズな手続きのため、ご協力をお願いできますでしょうか。」
ポイントは、「あなたを疑っているわけではなく、全員に行っている標準的な手続きである」と伝えることです。
よくあるトラブル：同意を拒否された場合の対応マニュアル
Q1. 同意を拒否された場合、不採用にできますか？
A. 直ちに不採用とすることはリスクがありますが、採用判断の重要な要素にはなり得ます。
「拒否したこと」のみを理由に不採用にすると、合理的理由がないと判断されるリスクがあります。
しかし、企業側には「調査に応じられない合理的な理由（現職にバレるなど）がない限り、信頼性の確認が取れない」と判断する権利があります。
まずは「なぜ拒否されるのか？」を丁寧にヒアリングしましょう。
Q2. 「現職に連絡されると困る」と言われました。
A. 在籍確認の方法を柔軟に調整しましょう。
バックグラウンドチェックにおいて、現職への電話確認は必須ではありません。
「源泉徴収票」や「在籍証明書」、「健康保険証の写し」などで在籍の事実は確認可能です。
「現職の方へ電話をかけることはありません。あくまで書類や公知情報の確認です」と説明すれば、多くの候補者は安心します。
▼採用調査で「分かること・分からないこと」を詳しく知りたい方へ
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まとめ：正しい手続きが、企業と候補者双方を守る
同意書の取得は、単なる事務手続きではありません。
「弊社は法令を遵守し、公正なプロセスで採用活動を行っています」という企業姿勢を候補者に示すチャンスでもあります。
今回ご紹介したテンプレートを活用し、透明性の高い採用調査を実施してください。
もし、「自社で書類を用意するのが不安」「調査会社に丸投げしたい」という場合は、同意書の作成からサポート可能な専門機関への依頼をご検討ください。
